Grâce à ABBD, Bayer fait parler les données de son FEC
La société Bayer, spécialiste des métiers des sciences de la vie, a décidé de procéder à un audit ABBD pour confirmer le bon fonctionnement de leurs processus et la qualité de leurs contrôles internes. C’est notamment l’utilisation du Fichier des Écritures Comptables qui les a convaincu de l’intérêt de la mission. « Exploiter les données du FEC pour en tirer des analyses quantitatives et qualitatives nous a semblé intéressant. Au lieu de le produire seulement par obligation comptable, on l’utilise comme un outil au service de l’entreprise », précise Céline Lerissel, Tax manager chez Bayer.
L’audit de la comptabilité fournisseurs se déroule à distance. Les anomalies identifiées par les consultants ABBD sont soumises à validation aux interlocuteurs chez Bayer. La plateforme d’échanges Exaus Portail Client a été particulièrement appréciée pour procéder à ces validations à distance : « elle est relativement complexe à première vue, mais très complète : il y avait à chaque fois toute la documentation nécessaire pour vérifier et valider les anomalies » indique Patrick Gouinaud, Responsable des processus transactionnels du CSP.
Les résultats de l’audit ont confirmé le très bon fonctionnement des processus de Bayer. Les analyses ont montré que la majorité des trop-payés provenaient principalement d’erreurs humaines très ponctuelles, et donc difficilement évitables. « On peut mettre en place tous les contrôles possibles, s’il y a une erreur dans la saisie d’origine d’une facture, ce n’est qu’a posteriori qu’on peut la détecter » confirme Patrick Gouinaud.
« Lorsque l’on traite et comptabilise 650 000 à 700 000 documents par an, il est impensable de dire qu’ils sont justes à 100 % »
« Il est normal de faire ce type d’audit assez régulièrement, en fonction notamment des réorganisations et du turn-over dans les services. Nous pensons aussi que la démarche doit être partagée au niveau du groupe pour sécuriser les process et pour l’aspect financier. »
« Il s’agit d’une opération positive pour nous. Quand bien même les montants récupérés ne sont pas très importants, ils représenteraient quand même un manque à gagner si nous n’avions pas fait cet audit »
« Il y a des choses que nous aurions pu déceler mais d’autres très difficilement car nous n’avons pas les outils ni la méthodologie d’ABBD. Il est important d’avoir également ce regard externe d’un tiers de contrôle. »